المادة (32)
تقوم المراسلات بشكليها الصادرة والواردة بدور حيوي هام في الهيئة والأقسام المختلفة، حيث تستفيد منها الإدارات المختلفة في تبادل المعلومات والتواصل.
المادة (33)
يقوم الديوان المركزي في الهيئة بتحديد مصدر الخطاب (القسم الصادر منه) ويسجل في سجل الديوان المركزي/ الوارد ثم يتابع حركته للجهة المُخاطبة الخارجية (خارج الهيئة).
المادة (34)
يرسل الخطاب مباشرةً للقسم الآخر (على ملاك الهيئة) بعد أن يسجل هذا الخطاب بديوان القسم الصادر منه (سجل الصادر) ويأخذ رقم وتاريخ ويسجل في القسم الوارد إليه في سجل الوارد.
المادة (35)
فترة الرد على الخطاب لا تتجاوز 24 ساعة كحد أقصى مالم يتطلب الأمر اجتماع مجلس الإدارة في حالات الحاجة لاتخاذ قرار مهم.
المادة (36)
يتولى مكتب العمادة فتح البريد الوارد وتجهيزه للرد على الخطاب في أقرب وقت ويجب أن يمر البريد يومياً على مكتب إدارة الكلية للرد على الخطابات الواردة الساعة 12 ظهراً.
المادة (37)
تتم فتح المراسلات الواردة من مكاتب البريد بعد التأكد من صحة عنونتها باسم القسم وفي حالة وجود أي خطأ لا تفتح وإنما تعاد مباشرة للجهة التي تم الاستلام منها.
المادة (39)
يفضل إثبات تاريخ وصول الرسائل إلى المنشأة حتى يمكن تحديد مسؤولية التأخير في الرد عليها وتختم الرسالة بتاريخ وصولها.
المادة (40)
تسجل المراسلات الواردة في دفتر البريد الوارد يبين فيه رقم الخطاب واسم المرسل وتاريخ الوصول والمرفقات وموجز لموضوع الرسالة.
المادة (41)
تتم حركة الاوراق الإدارية داخل وخارج الأقسام وفق تسلسل وترتيب معين وفي كل الحالات يمر الطلب على الديوان ليتم تسجيله برقم (صادر أو وارد) وتاريخ محدد.
المادة (42)
في كل طلب يحمل في طياته مقترح علمي أو اقتراح كتاب أو ورشة عمل أو دورة يجب أن تمر بعد تسجيلها بالديوان للوكيل العلمي لإبداء الرأي ثم يتابع مسيره لعمادة الكلية ثم لمجلس العمداء للإقرار.
المادة (43)
كل طلب اعتراض على علامة امتحانية أو اعتراض على الحرمان يحول للجنة مشكلة بشكل مؤقت للبت في الموضوع واتخاذ القرار المناسب.
المادة (44)
كل طلب مقترح لخطة أو طلب لتبرير غياب من الطالب يحول لاجتماع مجلس الإدارة في القسم للبت في تطبيق الخطة المقترحة أو أحقية الطالب في تبرير غيابه وعدم الحرمان من التقدم للامتحان.
المادة (45)
تخصص ادارة كل قسم صندوق للمقترحات والشكاوى فيما يخص العملية التعليمية وتحسينها والتواصل وأي مقترحات للتطوير، ويعامل أي مقترح على أنه خطاب وارد للقسم ويسجل بالديوان ويتم الرد عليه بصادر.
المادة (46)
يجب إيجاد جهاز محايد (لجنة معالجة الشكاوى) من ذوي الخبرة والدراسة القانونية، لفحص الشكاوى، تكون له سلطة التحقيق مع المسؤولين وإصدار القرارات بشأنهم وإخطار الشاكي بنتيجة معالجة شكواه.