الفصل الرابع: الهيكل التنظيمي ومهام إدارة الهيئة

المادة (20)
دائرة رئاسة الهيئة
المهمة الرئيسية: إدارة مراسلات رئاسة الهيئة وتوثيقها، واستكمال المعلومات اللازمة لصناعة القرارات ومتابعة تنفيذها، والمساهمة في اعداد الاتفاقيات الثقافية والأكاديمية وبرامج العمل وتوثيق الاتفاقيات وبرامج العمل وتعميمها، وتنظيم المعاملات والمراسلات المتعلقة بترقيات أعضاء هيئة التدريس في الهيئة.
المهام التفصيلية:

1. البريد الرئيسي لرئاسة الهيئة.
2. مراسلات رئاسة الهيئة وإعداد الكتب الصادرة عنها.
3. إنجاز المعاملات الرسمية لرئاسة الهيئة.
4. في إعداد فهرس موحد لملفات الهيئة ومتابعة تحديثه.
5. القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات والمنشورات والتقارير والكتب والتعاميم وأية مواد أخرى.
6. الوثائق والتقارير والسجلات والمراسلات الرسمية العادية والمكتومة.
7. بأعمال أمانة سر المجالس التي يقررها رئيس الهيئة.
8. مراجعي وضيوف رئيس الهيئة وتسهيل شؤونهم ومتابعتها.
9. مواعيد رئيس الهيئة.
10. في إعداد الاتفاقيات الثقافية وبرامج العمل التنفيذية مع الدول الأخرى.
11. في إعداد الاتفاقيات الثقافية وبرامج التعاون العلمي بين الهيئة والجامعات والمؤسسات العلمية وتوثيقها.
12. في تنظيم بعض الاجتماعات واللقاءات والمؤتمرات التي تعقد في الهيئة.
13. المعاملات والمراسلات المتعلقة بترقيات أعضاء هيئة التدريس في الهيئة.
14. الإجراءات وتجهيز المعلومات المتعلقة باتصالات رئيس الهيئة بالمجالس واللجان والمؤتمرات والاجتماعات الوطنية والإقليمية والدولية.

 
المادة (21)
دائرة التخطيط
المهمة الرئيسية: اقتراح البرامج وخطط التطوير الإداري في الهيئة، وتوفير البيانات والمعلومات لفعاليات الهيئة وتحليلها وإعداد الدراسات والتقارير الهادفة لتطويرها.
المهام التفصيلية:

1. في إعداد مشاريع الخطط المستقبلية للهيئة، ومتابعتها.
2. المعلومات الإحصائية لأنشطة الهيئة وتصنيفها وتبويبها وتحليلها وتقويمها وإصدارها في نشرات إحصائية دورية وكراس إحصائي سنوي شامل.
3. التقرير السنوي للهيئة.
4. الهيكل التنظيمي للهيئة ووحداتها المختلفة وتحديثها واقتراح التعديلات اللازمة عليه.
5. مشروع وصف المهام الرئيسية لوحدات الهيئة.
6. مشروع وصف الوظائف الإدارية والفنية في الهيئة وتصنيفها.
7. بدراسة الأنظمة والتعليمات والقرارات التنظيمية النافذة في الهيئة، واقتراح التعديلات اللازمة عليها.
8. في إعداد مشروع موازنة الهيئة وجدول التشكيلات في ضوء حاجة الهيئة من الوظائف.
9. البرامج التدريبية للموظفين الإداريين والفنيين والمشاركة في وضع محتوى هذه البرامج وفق احتياجاتهم الفعلية.
10. أساليب العمل والإجراءات الإدارية في الهيئة لغرض تبسيطها، وتطوير وتحديث النماذج المستعملة بنشاطاتها المختلفة.
11. الاقتراحات لوضع نظام حديث للمعلومات في الهيئة وتطويره، وذلك للمساعدة في اتخاذ القرارات بكفاءة وفاعلية.
12. بدراسة المواقف المالية المتعلقة بالهيئة ووحداتها التنظيمية وتحليلها.
13.   بدراسة وتحليل تكلفة التعليم والبحث العلمي، والأنشطة والخدمات المختلفة التي تقدمها الهيئة.
14. المشاركة بدراسة أنشطة الهيئة في مجالات التدريس والبحث العلمي والتوسع الأكاديمي والعبء الدراسي، وعدد الشعب للمساقات وأعداد الطلبة فيها، وخدمة المجتمع
15. عبئة الاستبانات والنماذج الإحصائية ذات العلاقة بعمل الدائرة والتي ترد إلى الهيئة واعادتها الى مصادرها.

 
المادة (22)
دائرة القبول والتسجيل
المهمة الرئيسية: تنفيذ إجراءات قبول الطلبة وتسجيلهم وانتقالهم، واعداد الجداول المتعلقة بدراستهم وامتحاناتهم ومتابعة سيرتهم الأكاديمية، وإجراءات منح الشهادات للخريجين، وذلك بالتنسيق والتعاون مع الجهات المعنية داخل الهيئة وخارجها.
 
المهام التفصيلية:

1. إجراءات قبول الطلبة المستجدين.
2. طلبات الانتقال في كل فصل دراسي وتحويلها للجان المختصة للبت فيها.
3. الجدول الدراسي لجميع المساقات والشعب المطروحة في الهيئة لكل فصل دراسي.
4. جدول الامتحانات النهائية لكل فصل دراسي.
5. وتنفيذ عملية تسجيل الطلبة للمساقات والانسحاب والإضافة في كل فصل دراسي.
6. السيرة الأكاديمية للطلبة من رصد العلامات، واحتساب المعدلات الفصلية والتراكمية والخطة الدراسية.
7. جميع الوثائق التي يحتاجها الطلبة باللغتين العربية والإنجليزية.
8. التحقق من استيفاء الطلبة المتوقع تخرجهم لمتطلبات الحصول على الدرجة العلمية المسجلين لها وحسب الخطة الدراسية، واستخراج قوائم الخريجين، وإصدار الشهادات الخاصة بهم.
9. الجهات الموفدة بنتائج الطلبة الموفدين على نفقتها.

 
المادة (23)
دائرة الخدمات الطلابية
المهمة الرئيسية: تأمين الرعاية الصحية والإرشادية والمساعدات، وتوفير السكن المناسب لطلبة الهيئة.
المهام التفصيلية:

1. الرعاية الصحية للطلبة في الهيئة.
2.   المساعدات المالية للطلبة عن طريق القروض والمنح، وبرنامج تشغيل الطلبة.
3. في الأنشطة المتعلقة بتوعية وتوجيه الطلبة المستجدين، وإعداد كتاب دليل الطالب إضافة إلى المنشورات والمطويات الإرشادية.
4. معلومات رقمية عن سوق العمل واحتياجاته.
5. السكن المناسب لطلبة الهيئة وإدارته، والإشراف عليه.

 
المادة (24)
دائرة النشاط الثقافي والرياضي
المهمة الرئيسية: تنظيم الأنشطة الثقافية والاجتماعية والفنية والرياضية لطلبة الهيئة، والاشراف عليها، وإدارة الانتخابات المتعلقة باتحاد الطلبة.
المهام التفصيلية:

1. تنظيم الأنشطة الثقافية والاجتماعية والفنية للطلبة داخل الهيئة وخارجها.
2. الاشراف على تشكيل الفرق الفنية من الطلبة المتفوقين في هذه النشاطات والراغبين فيها، وتأمين اللوازم التي تتطلبها أنشطتها.
3. الاشراف على تنظيم الرحلات الداخلية والخارجية لطلبة الهيئة.
4. تنظيم البطولات والمسابقات واللقاءات الرياضية الودية والرسمية التي تقيمها الهيئة.
5. إقامة المعارض والحفلات والنشاطات الثقافية والترفيهية والترويحية (الشطرنج وكرة القدم ...الخ) وتنظيم البطولات الرياضية داخل وخارج الهيئة.
6. الاشراف على انتخابات اتحاد الطلبة الهيئة والاندية والجمعيات الطلابية.
7. على إصدار جريدة طلبة التخصصات الطبية.
8. على إعداد الكتاب السنوي وإصداره.
9. حفل تخريج الطلبة.

 
المادة (25)
دائرة المكتبة العامة
المهمة الرئيسية: توفير مصادر المعلومات وتنظيمها وتنميتها وتقديم الخدمات المعلوماتية للمستفيدين من المكتبة بالتنسيق مع الجهات المعنية داخل الهيئة وخارجها.
المهام التفصيلية:

1. مختلف مصادر المعلومات والوسائل التي تلبي حاجة الهيئة في مجالي البحث والتدريس.
2. مصادر المعلومات من خلال فهرستها وتصنيفها وإعداد الفهارس والكشافات اللازمة لها وفق المعايير الدولية واستخدام التقنيات الحديثة التي تسهل الاستفادة منها.
3.   الخدمات المعلوماتية من إعارة وحجز ومراجع وارشاد وتصوير وطلب المواد المكتبية غير المتوفرة لديها أو تأمينها عن طريق شبكات الاتصال المختلفة، وتوفير المناخ الملائم لتقديم هذه الخدمات.
4. الخطط اللازمة لتنمية مصادر المعلومات في المكتبة في ضوء الحاجة لها.
5. وتبادل المعلومات والخبرات مع المكتبات والمؤسسات الأخرى ذات العلاقة.
6. نمية مهارات المستفيدين للوصول إلى المعلومات
7. ديم الخدمة الفنية للمجتمع المحلي من خلال التدريب في مجال المكتبات وتكنولوجيا المعلومات.

 
المادة (26)
دائرة العلاقات العامة والإعلام
المهمة الرئيسية: تنفيذ الإجراءات الإعلامية المتعلقة بأنشطة الهيئة كالمحاضرات العامة والندوات والمؤتمرات والمواسم والمعارض والمهرجانات والزيارات وغيرها، وتقديم صورة واضحة عن مسيرة الهيئة والعمل على توثيق علاقات الهيئة مع المجتمع ومتابعة ما ينشر عنها في وسائل الإعلام المختلفة وذلك بالتنسيق والتعاون مع الجهات المختصة.
المهام التفصيلية:

1. أنشطة الهيئة وإعداد ونشر وتوثيق أخبار الهيئة والنشرات الإعلامية وتوزيعها وتوثيقها.
2. الشرائح الناطقة والأفلام التوثيقية عن مسيرة الهيئة.
3. مطبوعات الهيئة.
4. ما ينشر عن الهيئة في وسائل الإعلام المحلية والخارجية وإطلاع رئيس الهيئة والمسؤولين والمعنيين عليها.
5. إعلانات الهيئة في وسائل الإعلام العامة.
6. الإجراءات الإعلامية الداخلية والخارجية المتعلقة بإقامة المحاضرات والندوات والمؤتمرات والمواسم الثقافية والمعارض والمهرجانات وتنفيذها، وتأمين الخدمات اللازمة لها، والمشاركة في اللجان التحضيرية المتعلقة بها
7. نظيم اللقاءات والمقابلات والمؤتمرات الصحفية والإعلامية وترتيبها.
8. الأبحاث المقدمة في المؤتمرات والندوات واللقاءات العلمية التي تعقد في إطار الهيئة وطباعة إصداراتها.
9. اشتراك الهيئة في الصحف وتوزيعها على وحدات الهيئة وفق الأسس والقرارات النافذة.
10. استقبال ضيوف الهيئة وإقامتهم، وترتيب الضيافات والدعوات الرسمية.
11. الهدايا المناسبة لضيوف الهيئة والجهات الخارجية.
12. مسكوكات الهيئة وإعدادها.
13. زيارات للعاملين في الهيئة إلى مؤسسات في المملكة.
14. شؤون الخريجين.

 
المادة (27)
دائرة الموارد البشرية
المهمة الرئيسية: تنفيذ سياسة الهيئة المتعلقة بتأمين حاجتها من الموارد البشرية والإجراءات المتعلقة بوضعهم الوظيفي وتوفير الخدمات اللازمة لهم من تامين صحي وتامين على الحياة، وسكن، وإقامة وتسهيلات أخرى بالتنسيق مع الجهات المعنية في الهيئة.
المهام التفصيلية:

1. في تقدير احتياجات الهيئة من القوى البشرية، وإعداد جدول التشكيلات ومتابعة تنفيذه.
2. الإجراءات المعتمدة في اختيار المرشحين للعمل في الهيئة واستكمال اجراءات تعيينهم.
3. متابعة شؤون العاملين في الهيئة من حيث الزيادات السنوية والترقيات والترفيعات وتجديد العقود وإجراءات النقل والندب والاعارة والدوام والإجازات والإجراءات التأديبية.
4. تقارير تقويم أداء العاملين في الهيئة.
5. متابعة الشؤون الإدارية والمالية للمبعوثين من تاريخ ايفادهم وحتى عودتهم للعمل في الهيئة ومتابعة تنفيذ التزاماتهم. 

 
المادة (28)
الدائرة المالية
المهمة الرئيسية: إدارة الشؤون المالية للهيئة فيما يخص قبض أموالها وتحصيلها ودفع الالتزامات المترتبة عليها وفق النظام المالي للهيئة، وتنفيذ السياسات والخطط والبرامج المتعلقة بذلك، واتخاذ الاجراءات الكفيلة بحماية هذه الأموال، وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية.
المهام التفصيلية:

1. مشروع موازنة الهيئة بما في ذلك الجداول والبيانات والمعلومات التفصيلية المتعلقة بها.
2. وتنظيم السجلات والقيود المحاسبية للهيئة بصورة صحيحة وفقاً للقواعد المحاسبية السليمة.
3. التقارير المالية الدورية التحليلية التي تستدعيها طبيعة العمل.
4. كافة الاحتياطات والإجراءات ووسائل الرقابة الكفيلة بحماية أموال الهيئة وسجلاتها ومستنداتها المالية.
5. ما يستحق على الغير من رسوم وأية واردات أخرى ومتابعة تحصيلها.
6. جميع الالتزامات والنفقات المترتبة على الهيئة للغير.
7. موجودات الهيئة الثابتة وممتلكاتها لغرض إعداد المركز المالي الشامل للهيئة.
8. الدراسات اللازمة حول تكلفة الأنشطة التي تؤديها وحدات الهيئة وعائد الخدمات فيها.
9. الحقوق المترتبة على الهيئة للعاملين فيها، ومتابعة صرف حقوقهم لدى الجهات الأخرى.

 
المادة (29)
دائرة الخدمات العامة
المهمة الرئيسية: تقديم خدمات النقل والتغذية والاتصالات لطلبة الهيئة والعاملين فيها والعناية بممتلكاتها وأثاثها وحدائقها والمحافظة على جمالها وذلك بالتنسيق مع الجهات المعنية.
المهام التفصيلية:

1. في تقدير حاجات الهيئة من المواد ومن التجهيزات الضرورية لها لتقديم الخدمات المتعلقة بالتغذية والنقل والاتصالات والزراعة والتنظيف، واستلامها والمحافظة عليها.
2. خدمات الطعام والشراب لطلبة الهيئة والعاملين فيها ولضيوفها.
3. نقل طلبة الهيئة والعاملين فيها وضيوفها في المهام الرسمية والعلمية والرحلات العامة.
4. نقل لوازم الهيئة وتوفير مياه الشرب عند الحاجة ونضح المياه العادمة من مرافق الهيئة غير المربوطة بشبكة الصرف الصحي.
5. وسائط النقل والآليات والمحافظة عليها.
6. خدمات الاتصالات للهيئة وتدقيق المطالبات المتعلقة بها واعتماد الرسمي منها وتحويل الكشوفات المتعلقة بالمكالمات الخاصة إلى الدائرة المالية لتحصيلها.
7. على نظافة حرم الهيئة والمرافق التابعة لها.
8. من توفر شروط الصحة العامة فيما تقدمه الهيئة من طعام وشراب، ومن مدى صلاحية مياه الشرب فيها.
9. حدائق الهيئة وزراعتها بالأشجار المثمرة ونباتات الزينة والعناية بها.
10. حاجة الهيئة من الأشتال عن طريق مشتل الهيئة أو شرائها من السوق المحلي.
11. فواتير المياه والكهرباء من سلطة المياه وشركة الكهرباء وتدقيقها وتوثيقها وتحويلها إلى الدائرة المالية لصرفها.

 
المادة (30)
دائرة اللوازم والصيانة
المهمة الرئيسية: توفير اللوازم التي تحتاجها مختلف وحدات الهيئة بالمواصفات المطلوبة وتخزينها والمحافظة عليها وصرفها والعمل على اعداد عقود التأمين والصيانة اللازمة لها. كما تقوم بأعمال الصيانة اللازمة لضمان استمرارية الخدمات التي تقدمها الهيئة.
المهام التفصيلية:

1. احتياجات الهيئة من اللوازم والخدمات عن طريق شرائها محلياً أو خارجياً.
2. الإجراءات المتعلقة باستيراد اللوازم بالتنسيق مع الجهات المعنية في الهيئة وخارجها.
3. المواد ومعاينتها والتأكد من وصولها في الوقت المحدد ومطابقتها للمواصفات والكميات المطلوبة.
4. اللوازم إلى المستودعات وتسجيل القيود اللازمة بذلك وتصنيفها وترميزها ومعادلة أسعارها بالعملة المحلية وتخزينها بصورة تؤدي إلى المحافظة عليها.
5. اللوازم وتسجيلها حسب الأصول وإيصالها إلى الجهات الطالبة.
6. بالقيود المتعلقة بالعهد المصروفة للعاملين في الهيئة ومتابعة حركتها.
7. الإجراءات المتعلقة بالتأمين على ممتلكات الهيئة ولوازمها المتوافرة لديها والمستوردة.
8. الإجراءات المتعلقة بإبرام عقود الصيانة للمعدات والآليات والأجهزة ومتابعتها مع الأطراف المعنية داخل الهيئة وخارجها.
9. المخزون واللوازم والتأكد من صلاحيته وتوفره بالكميات المناسبة.
10. التعديلات المقترحة على مرافق الهيئة والخدمات اللازمة لها.
11. مباني الهيئة وطرقها وسكن العاملين ومرافقها، وتقدير مدى حاجتها للصيانة.
12. شبكات الإنارة، والمياه والصرف الصحي، والتدفئة والتكييف والتبريد، والمصاعد.
13. المتابعة والاشراف على تنفيذ عقود الصيانة المتعلقة بتجهيزات الهيئة ومرافقها مع الشركات المعنية.

 
المادة (31)
دائرة الشؤون القانونية
المهمة الرئيسية: المساهمة في اعداد مشاريع القوانين والأنظمة والتعليمات وتعديلاتها في الهيئة وتقديم الاستشارات القانونية.
المهام التفصيلية:

1. الرأي في النزاعات الحقوقية والجزائية المتعلقة بالعاملين في الهيئة.
2. المشاركة في وضع مشاريع القوانين والأنظمة والتعليمات للهيئة ومراجعتها للتأكد من سلامتها وعدم تعارضها مع التشريعات النافذة.
3. تقديم المشورة القانونية للمجالس التأديبية في الهيئة.
4. في صياغة العقود والاتفاقيات والتعهدات التي تكون الهيئة طرفاً فيها.
5. الاستشارات القانونية لجميع وحدات الهيئة من خلال رئيس الهيئة.
6. التشريعات القانونية الخاصة بالهيئة والتشريعات الأخرى ذات العلاقة وتوثيقها.
7. تعديلات القوانين والأنظمة المعمول بها في الهيئة والأسس والقرارات الصادرة بمقتضاها.

اصدار دليل مجموعة القوانين والأنظمة والتعليمات الخاصة بالهيئة بالتعاون مع دائرة التخطيط ودائرة رئاسة الهيئة.